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会計帳簿等の保存

会計帳簿等の保存に強い渋谷区恵比寿の税理士の画像

会社には領収書や請求書、契約書、会計帳簿など、会計や経理に関する書類がたくさんあります。

実は、これらの書類には保存期間が定められており、会社はその書類を保存する義務があります。

ここでは、会計帳簿等の保存についてご紹介いたします。

会計帳簿等の保存は?

会計帳簿とは?

会計帳簿と聞いて、具体的にどの書類を指すか分からないという方も多いと思います。

会計帳簿は会社の決算書を作成する上で大本となる書類で、主要簿と補助簿に分けられます。

  • 主要簿
    仕訳帳、総勘定元帳。
  • 補助簿
    得意先元帳、仕入先元帳、現金出納帳など。

会計ソフトを使用して日々の取引を入力すると、これらの会計帳簿を自動的に作成する事ができます。記帳代行を依頼されている場合は、記帳代行会社(税理士事務所)が会計帳簿を用意してくれます。

お、会計帳簿以外に保存が必要な書類には、領収書、契約書、注文書、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などがあります。

保存期間

会計帳簿等の書類は、決算が終わった後でも一定期間は保存しなければならなりません。

法人税法上、会計帳簿等の保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限(通常は事業年度の末日から2ヵ月後)から7年間と定められています。

例えば、2018年3月決算のときの会計帳簿等は、2018年6月から2025年5月まで保存する必要があります。

ただし、青色申告をしている場合で、2018年4月1日以後に開始する事業年度に欠損金がある場合には、会計帳簿等の保存期間は10年間になります(2018年3月31日以前に開始する事業年度に欠損金がある場合は、9年間)。

つまり、欠損金の繰越控除の適用を受ける場合、最大10年間は会計帳簿等を保存する必要があります。

なお、会社法では決算期末から10年間が保存期間となりますが、中小企業の場合は、法人税法上の保存期間を把握していただければ良いと思います。

保存方法

会計帳簿等の保存については、原則として原本による保存となります。原本だとかさばるため、すぐにキャビネットがいっぱいになるかもしれませんが、紙で保存することになっています。

ただし、税務署に届け出ることにより、電磁的記録(
CDやDVD、サーバーなど)による会計帳簿等の保存も認められています。

その場合は、電磁的記録による保存を開始する3ヵ月前までに税務署へ申請書を提出し、承認を受ける必要があります。

なお、紙の書類をスキャンしたデータで保存する制度もありますが、
会計帳簿についてはスキャン保存が認められていないため、この制度の適用を受けることができません。

保存しなかった場合

会計帳簿等の保存は、青色申告の要件の1つとなっています。従って、会計帳簿等を保存しなかった場合には、青色申告が取り消されます。

青色申告が取り消されれば、次のような青色申告の各種特典が受けられなくなります。

  • 色申告を提出した事業年度に生じた欠損金の繰越控除
  • 欠損金の繰戻しによる法人税額の還付
  • 更正通知書への更正の理由附記
  • 推計による更正又は決定の禁止
  • 措置法による優遇など

欠損金(赤字)を繰り越せないというのが一番のデメリットだと思います。

法人税申告についてお困りなら

代表税理士の粕谷 多聞です。
あなたのお悩みを解決します!​

会計帳簿等の保存のルールを説明いたしました。何となくご理解頂けたのではないでしょうか?

ほとんどの会社で青色申告を行っていますが、会計帳簿の保存を行わないと青色申告を取り消されてしまうためご注意ください。


法人税申告でお悩みの方は、ぜひお気軽にお問合せ・ご相談ください。

 

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